Compliance by Design
Compliance is vaak de aanleiding voor de verbetering van je risicobeheersing en/of de bedrijfsvoering. Compliance by Design is onze visie op hoe je risico’s structureel beheerst.
Organisaties krijgen steeds vaker te maken met nieuwe wet- en regelgeving en eisen van klanten, opdrachtgevers en toezichthouders. Een concrete vereiste vraagt om actie, maar het antwoord hoeft niet iedere keer een nieuwe oplossing te zijn. Met Compliance by Design maak je compliance een onderdeel van de bedrijfsvoering. Je richt de beheersing zo in dat nieuwe vereisten kunnen worden opgenomen in een bestaande structuur van risico’s, processen en controls.
Zo wordt voldoen aan vereisten onderdeel van hoe je organisatie werkt.
Beheersen voordat je moet aantonen
Een nieuwe wet, norm, klanteneis of vastgesteld risico is vaak het moment waarop een organisatie in actie komt.
Daar beginnen wij!
We brengen het vraagstuk terug naar de essentie: wat moet worden beheerst, waar zit het risico en hoe organiseren we de beheersing?
Vereisten worden verbonden met risico’s, risico’s met processen en processen met verantwoordelijkheden en controls. Daardoor ontstaat niet alleen een oplossing voor het actuele vraagstuk, maar een structuur waarop nieuwe vereisten kunnen worden aangesloten.
Je hoeft dan niet iedere keer opnieuw te beginnen met beleid, controles, assessments en rapportages.
Je beheerst voordat je moet aantonen.
Slimmer beheersen
Compliance hoeft niet steeds meer tijd en capaciteit te kosten. Door compliance slimmer te organiseren, kan dezelfde beheersing met minder inspanning worden gerealiseerd.
Onze ambitie is om compliance tot 30% efficiënter te organiseren. Niet door minder te beheersen, maar door handmatig werk te automatiseren, informatie één keer en eenduidig vast te leggen te maken en de aandacht te richten op de risico’s die er echt toe doen.
Dat doen we vanuit drie principes:
Automatiseren
Laat technologie het repetitieve werk overnemen
Controles, workflows, signaleringen en rapportages kunnen grotendeels automatisch worden uitgevoerd. Stap af van periodieke (steekproefsgewijze) controles. Richt systemen in die data continu en realtime scannen op compliance-risico's. Medewerkers krijgen daardoor minder administratief werk en kunnen hun tijd besteden aan activiteiten waar menselijke beoordeling en expertise echt nodig zijn.
Eén keer vastleggen, eenduidig gebruiken
Leg informatie één keer vast en gebruik deze waar nodig opnieuw.
Vereisten, risico’s, processen, controls en bewijslast worden eenduidig vastgelegd en met elkaar verbonden. Hierdoor ontstaat één betrouwbaar beeld van de beheersing en wordt voorkomen dat dezelfde informatie op verschillende plaatsen opnieuw moet worden verzameld en bijgehouden.
Risicogebaseerd werken
Niet ieder risico vraagt dezelfde aandacht
Door de inzet van mensen en controles af te stemmen op het risico, kan capaciteit worden gericht ingezet waar die het meeste effect heeft. Laag-risico activiteiten kunnen eenvoudiger worden ingericht, terwijl voor kritieke risico’s juist meer aandacht beschikbaar komt.
Wat levert slimmer beheersen op?
Compliance by Design maakt risicobeheersing onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Dat levert meer op dan alleen aantoonbare compliance.Een slimmere inrichting verandert ook de manier waarop de organisatie met risico’s en nieuwe vereisten kan omgaan
Efficiënter
Minder handmatig werk; Door repetitieve complianceprocessen en controles te automatiseren.
Minder dubbel werk; Door informatie één keer en eenduidig vast te leggen.
Betere inzet van capaciteit; Door schaarse kennis en kunde in verband met compliance te richten op risico’s waar menselijke expertise het meeste waarde toevoegt.
Betere beheersing
Meer inzicht; In wet- en regelgeving, vereisten, risico’s, controls en verbeterpunten.
Beter aantoonbaar in control; Omdat compliance en risicobeheersing samenhangend zijn ingericht.
Sneller inspelen op nieuwe vereisten; Omdat nieuwe wet- en regelgeving kan worden aangesloten op de bestaande beheersingsstructuur.
Sterkere organisatie
Meer vertrouwen bij klanten en partners; Omdat je sneller en onderbouwd kunt aantonen dat je risico’s beheerst en aan relevante vereisten voldoet.
Het Management Control Framework
Het Management Control Framework is het product van Cruxer waarmee we Compliance by Design concreet maken.
Het brengt vereisten, risico’s, processen, verantwoordelijkheden en controls samen in één samenhangende oplossing.
Daarmee ontstaat één centraal beeld van de beheersing. Je ziet niet alleen wat moet, maar ook hoe het is ingericht, wie verantwoordelijk is, hoe het ervoor staat en waar verbetering nodig is.
Het Management Control Framework groeit mee met de organisatie. Een nieuwe wet, norm of ander vraagstuk kan worden toegevoegd zonder de bestaande structuur opnieuw op te bouwen.
Van een concreet vraagstuk naar structurele beheersing
We starten met het vraagstuk waar de urgentie en toegevoegde waarde het grootst zijn. Een nieuwe wettelijke verplichting, audit, klanteneis of specifiek risico kan het vertrekpunt zijn.
Dit richten we in met het Management Control Framework. Zo ontstaat direct een praktische oplossing én een structuur waarop volgende vraagstukken kunnen worden aangesloten.
Wil je weten hoe Compliance by Design binnen jouw organisatie kan worden toegepast?
Neem contact op met Eric
Met veel plezier ontwar ik schijnbaar onoplosbare, complexe vraagstukken. De verspilling van energie, geld en tijd gaan me aan het hart. Ik breng duidelijkheid en richting als anderen het vaak niet meer weten.